Um grande erro que os empreendedores cometem sistematicamente, é misturar sua vida financeira pessoal com as finanças da pessoa jurídica. As despesas pessoais, devem ser bem separadas das da empresa, vejam alguns motivos:
A primeira delas é que esta confusão, pode acarretar desagradáveis surpresas junto ao fisco. Usar o cartão corporativo para pagamento de suas despesas pessoais ou pagar uma conta pessoal diretamente na conta de pessoa jurídica, causa distorções na contabilidade da empresa, que pode ser interpretada pelo fisco como ocultação de base de cálculo e gerar multas desnecessárias. Caso o fiscal perceba essa movimentação, pode, por exemplo, considerar que todo o pagamento realizado pela empresa é base de cálculo de rendimento da pessoa física à uma alíquota de 27,5% e multas que podem chegar à 250%. Por isso, tome cuidado.
É preciso entender, tributariamente, que a Pessoa Jurídica e a Pessoa Física dos sócios são coisas bem distintas. Os documentos comprobatórios das despesas das pessoas jurídicas, devem estar revestidos de formalidade legal, devem ser arquivados em boa ordem, pois podem, a qualquer momento, durante 5 anos, ser passiveis de apresentação ao fisco. Na conta bancária da empresa, devem transitar apenas valores correspondentes as suas operações e não despesas do sócio.
Outro motivo para manter bem separado as despesas do sócio com as da empresa são os controles financeiros. Se a contabilidade estiver contaminada com lançamentos de pagamento do sócio, não saberemos a real situação financeira da empresa e teremos dificuldade em tomar decisões.
Também é importante que a empresa se utilize de um sistema financeiro adequado as suas necessidades, para que possa controlar adequadamente seu fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber e conciliação bancária diária. Manter lançamentos externos à empresa prejudica todo esse processo.
Mas então como fazer para manter os pagamentos das despesas do sócio em dia? Muito simples, o sócio precisa ter um salário mensal, o suficiente para que as despesas pessoais sejam pagas e o que caiba dentro do orçamento da empresa. Esse “salário” pode ser pago de duas formas, ou através de distribuição de lucros ou de pró-labore, conforme a situaçã, com os encargos e impostos envolvidos recolhidos. Periodicamente, a empresa deverá realizar transferências para a conta bancária do sócio, no montante do salário estipulado e, a partir da conta bancária de pessoa do sócio, as contas pessoais deverão ser pagas.
Portanto, fique atento, proteja sua empresa e seu patrimônio e não gere passivos tributários. Controle sua empresa e tenha os relatórios financeiros com informações corretas para bem administrar seu negócio. Se precisar de ajuda, conte conosco.
Sérgio Ribeiro é sócio da JCOM Contabilidade