Quase todo empreendimento começa do mesmo jeito: sem grana e na garagem do sócio fundador: Muitas vezes não existe nem um funcionário para ajudar. Você se lembra de como foi o início de sua empresa? Foi mais ou menos assim, não foi?
Bom, no início a necessidade de controles de gestão são quase nulas e a movimentação financeira da empresa acaba se confundindo um pouco com a movimentação física do sócio fundador: Não existem muitas contas para pagar ou muitos clientes para receber! Saber se a empresa teve lucro ou prejuízo não é importante.
Mas quando a empresa cresce, aumenta a estrutura: aluga-se um espaço maior, contrata-se funcionários, cria-se estoques maiores, mais clientes, mais despesas... Enfim, surgem as necessidades de controle.
Sua empresa está nesse momento? Bom, então você precisa começar a pensar em ter um sistema de controle de fluxo de caixa, para registrar a sua movimentação financeira, gerar relatórios de acompanhamento e usar em seu processo de decisão.
Para começar, vou te dar cinco dicas para ajudar você a começar. Espero que seja útil para você.
Está nesse momento que o empreendedor precisa a se preocupar com a necessidade de ter um controle de fluxo de caixa.
Bom, se sim, gostaria de te :
1.Registre Tudo:
Não importa o que seja, nem o tamanho: todos os gastos e todos os recebimentos têm que ser registrados. Isso é muito importante para que depois possamos fazer as outras etapas do processo de controle de fluxo de caixa, que é a conciliação e a geração de relatórios financeiros para você usar para tomar decisões.
Por isso seja disciplinado e organizado: Guarde todos os documentos que comprovam a movimentação financeira. Separe um momento do seu dia para realizar os lançamentos, pois fazendo diariamente fica mais fácil de “lembrar” do que se trata cada movimentação. Eu gosto de separar o final do dia para fazer esses lançamentos, assim tudo fica pronto para o processo de conciliação no dia seguinte.
2.Categorize os lançamentos:
Importante também categorizar todos os lançamentos, para que seja possível ter relatórios mais organizados e com informações mais confiáveis. Portanto, antes de mais nada, monte uma plano de contas de categorias, listando as nomenclaturas de todas as despesas e receitas que sua empresa utiliza. Se tiver dúvidas de como começar, estou disponibilizando abaixo um link com uma planilha de exemplo com as categorias mais utilizadas pelos nossos clientes. Baixe e utilize como ponto de partida.
3. Faça conciliação bancária diariamente:
Essa é uma etapa muito importante, mas que os empreendedores ignoram muito, por não acharem tão necessário. O processo de conciliação gera a segurança de termos a certeza de que todas as despesas e receitas estão lançadas, não faltando nada. Para fazer isso, o empreendedor precisa comparar o extrato bancário da empresa com os saldos bancários da ferramenta que a empresa está usando. Se tudo estiver certo, os saldos vão estar batendo. Se não, existem lançamentos sobrando ou faltando e você precisará identificar e solucionar.
É importante que esse processo seja feito no início do dia, para que o empreendedor possa ter uma visão futura do fluxo de caixa dos próximos dias e facilitar o processo de decisão: sobras e falta de caixa pode gerar a necessidade de ações como aplicação ou resgate financeiros, tomadas de empréstimos, aporte de sócios ou até apontar recursos disponíveis para distribuir.
4.Elabore relatórios para tomada de decisões;
Após lançar, categorizar e conciliar, é hora de usufruir dos benefícios de um controle bem elaborado de fluxo de caixa
5.Tenha uma boa ferramenta para ajudar no trabalho
Espero ter ajudado.
Um abraço!