Olá, Sou Marcelo Camargo, economista, contador e sócio da JCOM Contabilidade.
Hoje quero falar um pouquinho sobre uma ferramenta bastante importante, que o Orçamento Empresarial. Essa ferramenta é importante para gerar informações de comparação Real X Orçado e entender se estamos dentro ou fora das metas.
O que é Orçamento Empresarial?
Essa ferramenta faz parte do planejamento estratégico de sua pequena empresa e consiste em organizar as previsões de receitas e despesas para o próximo exercício em um relatório organizado, que me permitirá fazer comparações, conforme os meses “orçados” vão acontecendo.
Em outras palavras, é uma ferramenta que permitirá a projeção das receitas e despesas para o ano seguinte, a fim de determinar as metas de vendas, gastos e o lucro desejado, que vai servir de referência para a sua equipe conseguir medir se os resultados estão dentro do esperado ou não.
Como elaborar um orçamento empresarial?
Caso você não tenha nenhum tipo de conhecimento em finanças, sinta que tem dificuldade para fazer esse processo sozinho ou entende que precisa de uma opinião de fora para te ajudar a fazer seu orçamento, você pode contar com profissionais da área, como seu contador, por exemplo. Na 6ix, como coloquei acima, ajudamos nossos clientes através de uma reunião anual, quando fazemos todos os levantamentos das despesas e receitas que deverão acontecer no ano seguinte e organizamos tudo em um relatório dentro do sistema.
Mas você também pode tentar fazer sozinho, ou com a ajuda da sua equipe. O importante é você ter esse documento, que vai servir como um mapa para te ajudar nas tomadas de decisões financeiras de sua empresa.
Defina a Previsão de Receitas
O primeiro passo é definir as receitas: Levanta-se as receitas do ano anterior, estipula-se uma expectativa de aumento, além da inflação e assim define-se as receitas para o ano seguinte. Por exemplo, vamos imaginar que a sua empresa faturou R$ 400.000,00 no ano anterior e que tem expectativa de crescer 10% no ano seguinte. Em um cenário em que tivéssemos 4% de inflação, estaríamos considerando um crescimento de 14%[1]. Assim, no ano seguinte, a expectativa de receitas seria de R$ 456.000,00.
Importante considerar alguns pontos na definição da taxa de crescimento:
1. Tem que ser realista: Precisa estar de acordo com o seu mercado, sua competitividade em relação aos concorrentes e sua capacidade de geração de vendas. Não adianta você colocar uma taxa de crescimento de 20%, se seu mercado não absorver, se você não tiver competitividade suficiente ou se a expectativa de receita ultrapassar a capacidade de produção do seu negócio;
2. Mas ao mesmo tempo precisa ser desafiadora: Essa será a meta de vendas de seu negócio para o ano seguinte, então considere uma meta de vendas que exija um considerável esforço para ser alcançada. Se a meta for facilmente alcançada, provavelmente vai levar você e sua equipe à uma “zona de conforto” e seu negócio vai crescer menos que o que seria possível.
Defina a Previsão de Despesas
Depois que foram definidas as previsões de Receitas, você precisará definir as despesas que seu negócio irá realizar no ano seguinte. A previsão de despesas deverá estar coerente com a de receitas. Por exemplo, se para aumentar as vendas você precisa contratar mais pessoas, você precisará estimar quantas pessoas, quais valores de salário, encargos, etc. e levantar o valor total de despesas nessa rubrica. Repita esse exercício para todas as rubricas de seu plano de contas.
É bastante importante para que as previsões de despesas sejam bem feitas, que você divida entre Despesas Fixas e Despesas variáveis:
· Despesas Fixas: São as despesas que não variam proporcionalmente à variação das receitas, por exemplo: contador, aluguel, material de escritório, etc. Para essas despesas não haverá um aumento proporcional à previsão de aumento de receitas;
· Despesas Variáveis: São despesas que mudam proporcionalmente conforme muda o valor da receita, por exemplo, comissões, impostos, Custo de Mercadorias. Para essas rubricas, sempre aumente a despesa proporcionalmente ao aumento das receitas.
Defina o Lucro Desejado
Depois de definir as estimativas de receita e despesas, teremos a estimativa de lucro, que é o resultado de receitas, menos as despesas. Verifique se o resultado estimado é suficiente para remunerar os sócios e garantir um reinvestimento no negócio que proporcione o seu crescimento. Se a resposta for não, revise seu orçamento e veja o que você pode “apertar” para que o resultado seja o desejado.
Comparação Real X Orçado
Depois de concluído o trabalho de elaboração do orçamento, ele se tornará uma ferramenta eficiente para lhe dar direcionamento nas tomadas de decisão. Realize mensalmente reunião de análise do relatório, analisando as contas que tiveram as maiores variações e identifique o que saiu fora do previsto. Crie ações de correção e confira o resultado gerado nas próximas reuniões.
Por exemplo, se a conta de energia elétrica está acima do planejado, levante os motivos e verifique se ocorreu erro na elaboração do orçamento (gerando uma necessidade de revisão) ou se existiu alguma ação que gerou a alteração: a instalação de um novo aparelho de ar condicionado, por exemplo. Identifique uma ação para que seja reduzida a conta de energia, por exemplo: instalação de placas de energia solar, que, apesar se ser necessário um investimento inicial, iria gerar uma redução nas despesas com energia elétrica. Depois de instalada as placas, acompanhe os relatórios e veja se o resultado foi o esperado.
Faça isso constantemente. Lembre-se: despesas são como unhas, precisam ser constantemente podadas, já dizia o poeta, hehehe.
Então, agora que já entendeu o que é, como elaborar e como usar essa fabulosa ferramenta, bora fazer o orçamento de sua empresa? Se precisar de ajuda, teremos o prazer em lhe atender, fale com a gente.
[1] Para facilitar as contas e o entendimento, estamos fazendo a conta aqui à grosso modo e por isso vamos trabalhar com 14%. Mas, o correto seria 14,4% pois teríamos que considerar as taxas acumuladas, crescimento de 10% mais inflação de 4%.