Olá, sou Marcelo Camargo, economista, contador e sócio da JCOM Contabilidade. Hoje quero tratar com vocês sobre o Relatório de Fluxo de Caixa, que tem extrema importância para controlar a performance financeira de sua empresa.
Para explicar essa importância, precisamos ter em mente de uma coisa: uma empresa não quebra se ter prejuízos constantes, mas quebra se ter fluxo de caixa negativo de maneira contínua! Resumindo, se acabar o dinheiro acabou o negócio.
Por isso é muito importante que você acompanhe a evolução de seu caixa de perto, quase que diariamente. Não raro vi empresas lucrativas passarem por dificuldades financeiras, podendo até pararem suas atividades porque não tinha capital de giro o suficiente para se manter em funcionamento.
Em que o fluxo de caixa pode me ajudar?
Tendo o controle de fluxo de caixa você poderá:
Gerir os gastos: Acompanhando a evolução de seu fluxo de caixa no tempo é possível identificar despesas que saem do controle, podendo corrigir antes que o problema se torne maior;
Controle financeiro: Através do Fluxo de Caixa é possível você observar, no tempo, como o dinheiro está entrando na empresa e como está sendo consumido;
Apoia o planejamento financeiro: Controlando a movimentação financeira de perto, é possível traçar metas e verificar se os objetivos foram alcançados.
Como elaborar o fluxo de caixa?
Para que você consiga ter um relatório confiável e que de fato lhe ajude, você precisa:
Primeiro, é necessário ter um software para organizar os registros. Hoje existem bons softwares no mercado, com preço acessível que podem servir para esse propósito. Não precisa gastar muito dinheiro!
Segundo, você precisa de uma equipe treinada para registrar os documentos da maneira correta, para que os relatórios sejam gerados sem inconsistências;
Terceiro, não crie relatórios complexos que necessite de busca de informações de diferentes fontes. Simplifique! crie relatórios simples. Um simples relatório de Fluxo de Caixa conciliado com o banco já é um bom começo. (abaixo coloquei a tela de nosso aplicativo como exemplo)
Regime de Caixa X Regime de competência
É importante ter em mente que o Fluxo de Caixa trabalha com o Regime de Caixa, ou seja apresenta a movimentação financeira do período analisado considerando o que de fato se pagou e o que de fato se recebeu.
É diferente do que acontece no DRE da contabilidade, por exemplo, onde usamos o regime de competência, ou seja, informamos as obrigações de pagar adquiridas contras as obrigações de receber geradas dentro do período analisado. São coisas bem distintas, que precisam ser analisadas separadamente.
Para entender melhor:Imagine que a sua empresa vendeu um produto ou serviço parcelado em várias vezes.No regime de competência, o que será contabilizado é o total da venda. Já no Fluxo de caixa aparecerá o valor de cada parcela recebida no mês de seu recebimento.
Registre suas entradas e saídas com categorias.
As entradas são as receitas de seu negócio. Importante entender como seu negócio recebe os valores: é por depósito, boleto ou cartão de crédito? Organize isso para informar no relatório no momento em que a receita se tornou disponível para uso, ou seja, apareceu no extrato. Informe categorias parar organizar as receitas: Receitas provenientes de vendas é diferente da receita de aplicação financeira, por exemplo;
Por outro lado, as saídas do caixa são os gastos do seu negócio. Do mesmo modo é preciso informar o gasto no momento em que ele ocorreu, ou seja, que ele foi pago. Informe a categoria. A categorização é fundamental para a análise da performance financeira da empresa, principalmente para o processo decisório.
Divida as despesas em dois grandes grupos, os custos e as despesas:
As despesas são todos os pagamentos que uma empresa realizou no dia a dia de suas atividades, como despesas administrativas, comerciais, financeiras, etc.
Os custos são gastos relacionados à produção ou atividade fim da empresa, como mão de obra, mercadorias, custo na prestação de serviços, insumos, etc.
Como analisar o fluxo de caixa?
A análise do Fluxo de Caixa em si leva em conta tudo o que foi pago e recebido no período, respeitando o regime de caixa. Faça uma comparação com o extrato bancário, comparando o resultado do mês (Recebimentos – Pagamentos) com a variação de saldos do final do período anterior com o final do período analisado. Isso é importante para se ter certeza de que todas as informações estão incluídas.
Após isso, compare a evolução dos gastos e receitas, quais aumentaram, quais reduziram, estabeleça ações para corrigir inconsistências. Crie metas e compare a evolução mensalmente.
Dessa forma, você terá o domínio sobre a performance financeira de sua empresa.